Sua empresa e o sistema de controles internos
Por Bruno Swerts
Segundo Almeida “o controle interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa”. Ampliando o pensamento de Almeida podemos dizer que o sistema de controle interno colabora com a administração em assegurar que as metas e objetivos da empresa sejam alcançadas. Variações, distorções e desvios podem ser identificados e medidas corretivas adotadas. Neste artigo daremos ênfase ao sistema de controle interno do ponto de vista administrativo.
A teoria de sistemas nos ensina que um sistema é composto por: entradas (inputs), processamento, saídas (outputs) e o feedback. O controle interno é o feedback que compara as saídas com as entradas e possibilita que suas distorções sejam identificadas e corrigidas.
De acordo com Chiavenato, a partir do ponto de vista administrativo, existem três significados para a palavra controle, que são:
a) Controle como função restritiva e coercitiva: serve para coibir ou limitar certos tipos de desvios indesejáveis ou de comportamento não aceitos. É também chamado de controle social, pois inibe o individualismo e a liberdade das pessoas; neste sentido apresenta um caráter negativo e limitativo;
b) Controle como sistema automático de regulação: tem como objetivo manter um grau de fluxo ou funcionamento de um sistema. Dentro deste mecanismo de controle se detectam possíveis desvios ou irregularidades e proporcionam automaticamente a regulação necessária para voltar à normalidade. Nem sempre um desvio encontrado é fruto de irregularidade ou fraude, são comuns erros de lançamento por parte do funcionário e erros do próprio sistema de informação. O controle como sistema regulatório vem de auxílio na detecção e correção de desvios;
c) Controle como função administrativa: é o controle como parte do processo administrativo, assim como o planejamento, organização e a direção fazem parte. Fica claro o papel do gestor e da cúpula da empresa no sistema de controle como líderes na condução da empresa para alcançar as metas e objetivos contidos no planejamento estratégico.
Para Attie “Controles Administrativos compreendem o plano de organização, bem como os métodos e procedimentos relacionados com a eficiência das operações, voltadas para a política de negócios da empresa e, indiretamente, com os registros financeiros.” O controle é muito mais um que um caçador de irregularidades, mas sim é uma ferramenta para manter as operações da empresa de acordo com sua política de negócios
O sistema de controle interno tem por objetivos a proteção dos ativos da empresa, a produção de dados e informações fidedignas e auxiliar a administração na condução e tomada de decisões relacionadas a empresa.
Podem ser analisados os objetivos do controle interno com a segregação em quatro tópicos básicos, quais sejam:
1) a salvaguarda dos interesses da empresa;
2) a precisão e a confiabilidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros
e operacionais;
3) o estímulo à eficiência operacional;
4) a aderência às políticas existentes.
Henri Fayol, precursor da teoria clássica da Administração afirma que o sistema de controle interno tem por objetivo “assinalar as faltas e os erros a fim de que se possa repará-los e evitar sua repetição”. O autor ainda afirma que controle que controle pode ser aplicável a tudo como: coisas, pessoas e atos, ou seja:
a) Do ponto de vista administrativo: é necessário assegurar-se de que o programa existe, é aplicado e está em dia, e de que o organismo social está completo, o comando exercido segundo os princípios adotados, as conferências de coordenação se realiza;
b) Do ponto de vista comercial: é preciso assegurar-se de que os materiais que entraram e saíram são exatamente considerados no que toca à quantidade, à qualidade e ao preço, se os inventários estão corretos, os contratos são perfeitamente cumpridos;
c) Do ponto de vista técnico: é preciso observar a marcha das operações, seus resultados, suas desigualdades, o funcionamento do pessoal;
d) Do ponto de vista financeiro: o controle se estende aos livros, ao caixa, aos recursos e às necessidades, ao emprego de fundos;
e) Do ponto de vista de segurança: é necessário assegurar-se de que os meios adotados para proteger os bens e as pessoas estão em bom estado de funcionamento;
f) Do ponto de vista contábil: é preciso verificar se os documentos necessários cheguem rapidamente, se eles proporcionam visão clara da situação da empresa, se o controle encontra nos livros, nas estatísticas e nos diagramas bons elementos de verificação e se não existe nenhum documento ou estatística inútil.
Com isso Fayol reafirma o que foi dito anteriormente de que o controle interno não é somente um caçador de irregularidades, seus conceitos e aplicações se estendem por várias áreas da organização.
Como forma de prevenir erros e irregularidades nas operações, o Conselho Regional de Contabilidade de São Paulo afirma que devem ser adotados os princípios de controle interno:
a) a autoridade deve ser determinada, de acordo com a orientação da administração. Caso não haja esta delegação de autoridade, o controle será ineficiente;
b) a contabilização e as operações propriamente ditas devem ser segregadas. Um colaborador ou um departamento não deve ocupar uma posição em que tenha ao mesmo tempo o controle das transações e de seus registros contábeis. Mesmo em ambientes altamente informatizados, onde a introdução dos dados no sistema de informação é feita pelo departamento que efetua as transações, o controle do registro contábil é de responsabilidade do departamento contábil, que deve deter o controle final da contabilização desta transação;
c) todas as transações da empresa devem ser realizadas mediante autorização prévia. A autoridade máxima em uma organização pertence aos acionistas ou controladores e é delegada à administração. Esta estabelece as condições nas quais devem ser executadas as transações específicas;
d) é preciso utilizar provas independentes para comprovar que as operações e a contabilidade estão registradas de forma exata e adequadas. As transações registradas na contabilidade devem coincidir com as existentes nos demais sistemas operacionais da empresa e devem estar documentadas;
e) nenhum colaborador da organização deve ter, sob controle, a responsabilidade de todo o ciclo de uma transação comercial. As operações devem ser planejadas de forma que mais de uma pessoa ou departamento participe de cada transação. Desta forma, o trabalho de um torna-se a prova do outro. A segregação de funções contribui para a eficiência das operações e detecta mais rapidamente erros ou fraudes;
f) a rotação de colaboradores na execução dos trabalhos é fundamental, já que esta atitude minimiza as oportunidades de ocorrência de fraudes, estimula inovações e aumenta a qualificação técnica e profissional dos colaboradores. Além do mais, a adoção deste princípio, reduz significativamente a dependência pelos “especialistas” e resulta em novas idéias sobre sistemas, métodos e processos;
g) é de fundamental importância que todos os colaboradores da empresa saiam de férias. O descanso colabora para a “reposição de energias” e é um direito trabalhista. O acumulo de férias ou seu abono pode estar criando, dentro da empresa, os chamados “especialistas” e constituindo passivos trabalhistas potenciais, isto porque, ao desligarem-se da empresa, poderão acioná-la judicialmente, reivindicando as férias não gozadas. Possuir funcionários que não gozem férias significa, também, manter encobertas fraudes e erros que porventura existam;
h) é importante que a instituição organize e distribua à seus colaboradores um manual de controle interno, onde conste as instruções operacionais, normas e procedimentos adotados pela empresa. Esta adoção colabora para a coibição de erros de execução e também garante a qualidade dos processos;
i) todos os colaboradores, em especial os envolvidos com as atividades de controle, devem ser cuidadosamente selecionados e treinados. É saudável a vida pregressa e as referências apresentadas pelos candidatos à emprego. O treinamento familiariza os colaboradores com as novas tarefas e os situa dentro do contexto e normas da empresa. As compreender o que dele se espera, o funcionário contribui para o aumento da eficiência operacional e a redução de custos;
j) os responsáveis pela custódia de numerários e outros ativos da empresa devem ter seguro-fidelidade, permitindo proteger os ativos em caso de possíveis fraudes, contribuindo também como inibidor de ações danosas contra seu patrimônio. Os colaboradores devem estar cientes que a companhia seguradora só indenizará a empresa dos prejuízos, quando registrar-se ocorrências dessa natureza às autoridades policiais e os responsáveis forem devidamente conhecidos;
k) é recomendável a utilização de meios eletrônicos para o registro automático das transações. O avanço tecnológico e o barateamento dos recursos de informática permitem o desenvolvimento de sistemas que aumentam consideravelmente a eficiência do controle, possibilitando realizar e registrar simultaneamente as transações;
Os princípios acima mencionados devem ser tratados pelas empresas apenas como um roteiro para implantação ou como benchmark para comparação com suas práticas internas. Cada organização deve adaptar os princípios de controle interno à sua realidade de negócios e operações.
Chiavenato estabelece fases para a implantação do sistema de controle interno:
a) Estabelecimento dos padrões internos;
b) Avaliação de desempenho;
c) Comparação do desempenho com o padrão;
d) Ação corretiva.
A responsabilidade sobre os controles internos são inerentes à alta administração e a todos os colaboradores envolvidos com as operações e sua abrangência alcança todos os níveis organizacionais: estratégico, tático e operacional.
Por fim, ressaltamos que o futuro da organização ou seja, sua continuidade no mercado dependem do sistema de controle interno adotado pela organização. Somente o que é controlado e mensurado pode ser administrado. Da mesma forma que dirigimos um carro baseado em indicadores como velocidade e nível de combustível uma empresa só pode ser administrada se tiver indicadores confiáveis de desempenho.
Bibliografia
BORDIN, Patrícia. SARAIVA, Cristiane Jardim. O controle interno como ferramenta fundamental para a fidedignidade das informações contábeis. Revista Eletrônica de Contabilidade UFSM. 2005
CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. 4.ed.
São Paulo: Makron Books, 1993.
CONSELHO REGIONAL DE CONTABILIDADE DO ESTADO DE SÃO PAULO.
Curso de contabilidade aplicada. 7.ed. São Paulo: Atlas, 1994.
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